Empresas optantes pelo Simples Nacional desfrutam de uma carga tributária mais simplificada e centralizada, sendo essa uma das razões pela qual o regime é tão popular entre pequenos negócios no Brasil. No entanto, a simplicidade no recolhimento dos tributos não elimina a obrigação de emitir e manter diversos documentos fiscais em ordem.
Mesmo dentro do Simples, é fundamental que a empresa cumpra com todas as exigências legais relacionadas à emissão, arquivamento e apresentação de documentos fiscais. Isso garante conformidade com o Fisco, facilita fiscalizações, e mantém o negócio longe de autuações ou multas desnecessárias.
Neste artigo, você vai entender quais são os documentos fiscais obrigatórios para empresas do Simples Nacional e como mantê-los organizados para garantir tranquilidade e segurança jurídica.
📄 O que são documentos fiscais?
Documentos fiscais são registros oficiais que comprovam operações de compra, venda, prestação de serviços, movimentação de mercadorias ou geração de receitas. Eles servem como base para a apuração de tributos, controle de estoque, escrituração contábil e prestação de contas junto ao Fisco.
No caso das empresas do Simples Nacional, embora haja simplificação na tributação, as obrigações acessórias continuam existindo. E o descumprimento pode gerar penalidades.
📌 Principais documentos fiscais obrigatórios no Simples Nacional
A seguir, listamos os documentos mais importantes que uma empresa do Simples Nacional deve emitir ou manter em conformidade:
1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Obrigatória para empresas que vendem produtos, mesmo que sejam optantes pelo Simples. A NF-e documenta a operação de circulação de mercadorias e é enviada à Secretaria da Fazenda do estado.
2. Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
Empresas prestadoras de serviços precisam emitir a NFS-e, conforme as regras do município. A obrigatoriedade e o modelo variam de cidade para cidade, mas a maioria já opera com sistema eletrônico integrado.
3. Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE)
O DANFE é a representação impressa da NF-e, e deve acompanhar o transporte das mercadorias. Ele facilita a conferência e fiscalização das mercadorias em trânsito.
4. Recibo de Pagamento Autônomo (RPA)
Para casos de contratação de pessoa física sem vínculo empregatício, o RPA deve ser emitido para comprovar o pagamento e reter os encargos obrigatórios.
5. Livro Caixa ou Livro de Registro de Receitas
Embora o Simples dispense escrituração contábil completa para algumas empresas, é essencial manter o controle das entradas e saídas por meio de registros organizados. Em muitos casos, o Livro Caixa cumpre esse papel.
6. Declarações acessórias eletrônicas
Mesmo dentro do Simples, a empresa precisa apresentar regularmente:
- DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais);
- PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional);
- EFD-Reinf e DCTFWeb, quando aplicável (empresas com funcionários ou retenções).
Manter todos esses documentos atualizados é essencial para garantir a conformidade da empresa com a Receita Federal e os demais entes tributários.
🗂️ Como organizar os documentos fiscais do Simples Nacional?
Emitir os documentos é apenas parte da obrigação — manter a organização e o arquivamento correto também é indispensável. Veja algumas boas práticas:
- Armazene todos os arquivos XML das notas emitidas e recebidas. Eles têm validade legal e podem ser exigidos em auditorias.
- Utilize sistemas de gestão fiscal integrados para facilitar o controle e gerar os documentos automaticamente.
- Mantenha backups em nuvem, com segurança e fácil acesso.
- Estabeleça rotinas mensais de conferência, preferencialmente com acompanhamento da contabilidade.
Esses cuidados evitam retrabalho, inconsistências e prejuízos em fiscalizações futuras.
🚫 Riscos de não manter os documentos em dia
Negligenciar as obrigações documentais pode gerar sérios problemas, mesmo no Simples Nacional. Os riscos incluem:
- Multas por falta de emissão ou omissão de notas fiscais;
- Impedimento de participar de licitações ou fornecer para grandes empresas;
- Dificuldade em conseguir empréstimos e abrir contas PJ;
- Comprometimento da regularidade fiscal perante a Receita e órgãos estaduais/municipais.
Por isso, mesmo em um regime simplificado, é fundamental manter o mesmo nível de organização e controle de qualquer outro tipo de empresa.
✅ Conclusão: simplicidade não significa ausência de obrigações
Estar no Simples Nacional não isenta sua empresa da emissão e controle dos documentos fiscais do Simples Nacional, que são exigidos pela legislação. Os documentos continuam sendo o elo entre sua operação e o Fisco, e manter tudo em ordem é uma forma de proteger o negócio, facilitar a gestão e garantir segurança jurídica.
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